Taina Uusi-Illikainen
Tuotantopäällikkö, Kuntien Tiera
Olen saanut viime kuukausina olla aitiopaikalla edistämässä DigiOnen hankintoja eteenpäin, siksi halusin kirjoittaa tämän blogitekstin nimenomaisesti kilpailuttamisesta ja julkisista hankinnoista.
DigiOne-hankkeessa olemme päässeet palvelujen kilpailutusvaiheeseen, ja hankintojen lopputulos koskettaa meitä kaikkia DigiOnen toimijoita. Eri palvelujen osalta käymme parhaillaan markkinavuoropuhelua yritysten kanssa, lisäksi ensimmäiset ennakkoilmoitukset ja tietopyynnöt on julkaistu. Varsinaiset kilpailutuksetkin ovat alkaneet ja hankintailmoitus on jätetty ensimmäisen kilpailutettavan palvelun osalta. Etenemme palvelukuvauksen mukaisesti ja rakennamme kokonaisuutta, jossa nyt kilpailutettavat osat liittyvät toisiinsa. DigiOne saa konkretiaa palvelujen ja niiden toiminnallisuuksien määrittelyn myötä.
Kilpailutuksen valmistelussa ja toteutuksessa substanssiosaaminen yhdistyy palvelumuotoiluun ja tekniseen osaamiseen. Määrittelytyö on haastavaa ja vaatii keskittymistä, dokumenttien tekeminen puolestaan huolellisuutta ja ymmärrystä kokonaisuudesta. Kilpailuttaminen koko prosessin osalta on pitkäjänteistä työtä, ja sille on varattava aikaa.
Julkisia hankintoja ohjaa lainsäädäntö
Vuonna 2017 astui voimaan laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista – tuttavallisemmin hankintalaki. Hankintalakia tulee noudattaa myös DigiOne–kontekstissa. Hankintalain tarkoitus on turvata mahdollisimman tehokas verovarojen käyttö sekä turvata yritysten oikeus tulla kohdelluksi tasapuolisesti julkisissa hankinnoissa.
Julkisia hankintoja ohjaa hankintalain 3 § mukaisesti neljä yleistä periaatetta: tasapuolisuus, syrjimättömyys, suhteellisuus ja avoimuus. Hankintalaki asettaa raamit sille, miten verovaroilla tehdään ostoksia. Hankintayksikön harkintavallassa puolestaan määritellään se, mitä hankintayksikkö ostaa ja millaisilta yrityksiltä. Hankintalain 25 § mukainen kynnysarvo tavara-, palvelu- ja suunnitteluhankinnoissa on 60 000 € sopimuskaudella. Tällöin hankinnoista on ilmoitettava portaalissa eli julkisten hankintojen ilmoituskanava Hilmassa, valintaperusteet ja keskeiset ehdot on kerrottava etukäteen ja valinnasta on tehtävä kirjallinen päätös. Yritysten ja hankintayksiköiden välinen vuorovaikutus on tärkeää erityisesti valmisteltaessa hankintaa. Tätä kilpailutusta edeltävää vaihetta kutsutaan markkinavuoropuheluksi.
Kilpailutus on yhteistyötä
Tarkasteltaessa yksittäistä kilpailutusta, saatikka kilpailutusten sarjaa, kyseessä ei ole helppo tai nopea työ. Kilpailuttaminen on päätöstä – isoa ja pienempää – toinen toisensa perään. Linjauksia on tehtävä ja samalla on huomattava, kuinka kaikki liittyy kaikkeen. Kun toisessa kohtaa linjataan, on johdonmukaisesti samaa linjausta noudatettava kaikissa muissakin tilanteissa. Jos tätä linjausta muuttaa, pitää tarkastella kaikkea muutakin uudelleen. Ei riitä, että isossa kuvassa tiedetään, mitä halutaan tai hankitaan; kilpailuttamisessa on kyse yksityiskohdista.
Ennen kuin hankintailmoitusta Hilmaan voidaan tehdä, täytyy laatia joukko dokumentteja, muun muassa hankinnan kohteen kuvaus, toiminnalliset vaatimukset, arkkitehtuuriperiaatteet, vastuujakotaulukot ja sopimusluonnos liitteineen. Yhdessä kilpailutuksessa dokumentteja voi olla hyvinkin 15. Jonkun on kirjoitettava ne ja vastattava sisällöstä suhteessa kilpailutettavaan kokonaisuuteen. Mielestäni tärkein koko kilpailutusta ohjaava dokumentti on hankinnan kohteen kuvaus, missä kerrotaan, mitä ollaan hankkimassa ja mistä loput dokumentit juontuvat. Kun kilpailutukseen osallistuvat yritykset ovat vastauksensa jättäneet, työ jatkuu kyseessä olevan kilpailutusmallin mukaisesti.
Kilpailutukset työllistävät suuren joukon asiantuntijoita koko DigiOne-hankkeen piiristä. Tärkeänä tukena kilpailutuksessa on ydinryhmän lisäksi kunnista saatava asiantuntijatuki. Tarvitaan ihmisiä tekemään määrittelytyötä, validoimaan dokumentteja ja arvioimaan kilpailutuksen edetessä neuvottelukumppaneita. Kun yksittäinen kilpailutus päättyy, työ ei suinkaan lopu. Kilpailutuksen ratkettua alkaa työ kohti käyttöönottoa ja toimintakulttuuriin sovittamista. Kilpailutus on palvelun luomisen alkupiste. Hyvin valmisteltu ja toteutettu kilpailutus edistää lopputulosta eli palvelun käyttöä. Silti jokainen kilpailutus on myös omanalaisensa jännitysmomentti – tulosta kun ei ennalta voi tietää.
Tietoa julkisista hankkinoista
Julkisilla hankinnoilla tarkoitetaan tavara-, palvelu- ja rakennusurakkahankintoja, joita valtio, kunnat ja kuntayhtymät sekä muut julkisen sektorin hankintayksiköt tekevät julkisilla varoilla oman organisaationsa ulkopuolelta.
Hankintalaissa säädellään kilpailuttamismenettelyistä ja toimintavelvoitteista, joita julkisten viranomaisten ja muiden lain soveltamisalaan kuuluvien hankintayksiköiden on hankinnoissaan noudatettava.
Hankintamenettelyä koskevia syrjimättömyyden-, yhdenvertaisuuden-, avoimuuden- ja suhteellisuuden periaatteita tulee noudattaa kaikissa hankintamenettelyn vaiheissa.
Hankinnoista ei voi tehdä kunnallisvalitusta, mutta asianosainen voi valittaa hankintapäätöksestä markkinaoikeuteen. Myös Kilpailu- ja kuluttajavirasto valvoo julkisia hankintoja koskevan lainsäädännön noudattamista.
Kirjoittajasta
Taina Uusi-Illikainen toimii Kuntien Tierassa tuotantopäällikkönä. Hän on kasvatuksen ja opetuksen parista IT-maailmaan siirtynyt koulutuksen moniosaaja. Koulutukseltaan Taina on ekonomi ja filosofian maisteri, opettaja, opinto-ohjaaja ja tuotehallinnon ammattilainen. Tainan erikoisosaamisena on yhteistyön rakentaminen pitkäjänteisesti sekä ideoiden muotoilu palveluiksi ja lisäarvoa tuottaviksi tuotteiksi. Taina pitää tiimityöstä, sparrailusta ja asioiden loppuun viemisestä. Taina on hyvä esimerkki elinikäisestä oppijasta ja ihmisestä, jonka uteliaisuus on loputon suhteessa ympäröivään maailmaan.