Hakemisen ja päätöksenteon palvelun kehittäminen on hyvässä vauhdissa

Petri Elsilä

Petri Elsilä

Hankepäällikkö, Espoon kaupunki
Hakemisen ja päätöksenteon palvelun tuoteomistaja

Kuvituskuva hakemuslomakkeesta

DigiOnen hakemisen ja päätöksenteon palvelun avulla voidaan toteuttaa koulutuksen järjestämiseen liittyvät hakeutumiset ja ilmoittautumiset sekä niiden käsittely- ja päätösprosessit sähköisten lomakkeiden avulla. Palvelun avulla koulutuksen järjestäjä voi myös  ketterästi kehittää ja ylläpitää sähköisiä hakemiseen liittyviä lomakkeita ja prosesseja ja näin tarjota huoltajalle ja oppijalle mahdollisuus asioida sähköisesti.

DigiOnen Hakemisen ja päätöksenteon palvelu toteutetaan yhteistyössä Kuntien Tiera Oy:n kanssa Fujitsu Finland Oy:n CaseM-ratkaisulla, jonka avulla voidaan rakentaa käyttäjäystävällisiä sähköisiä lomakepalveluita. Ratkaisun avulla toteutettavat palvelut nopeuttavat ja helpottavat huoltajien ja oppijoiden sähköistä asiointia tulevaisuudessa.

Hakemisen ja päätöksenteon palvelulla tullaan hoitamaan digitaalisesti oppilaitoksen toimintaan ja koulutuksen järjestämiseen liittyviä hakeutumisia, päätöksiä ja niiden dokumentointeja. Palveluun rakennetaan myös rajapinnat kuntien omiin arkistoihin. Palvelu tulee yhtenäistämään ja mahdollistamaan sähköisten lomakkeiden ja niihin liittyvien työnkulkujen luonti- ja hallinnointitoiminnallisuuden sekä näiden käyttäjäystävällisen muokattavuuden. Palvelussa pystytään muokkaamaan sovittuja prosesseja ja lomakkeita tarvittaessa myös kuntakohtaisesti.

Hakemisen ja päätöksenteon palvelun käyttäjiä ovat mm:

Koulutuksen järjestäjän pääkäyttäjät:
Lomakkeiden ja työnkulkujen muokkaus

Rehtorit, koulusihteerit tai aluepäälliköt:
Päätöksenteko ja asian käsittely

Oppijat, opiskelijat ja huoltajat:
Hakemuslomakkeiden täyttö

Helpot ja sujuvat asiointi- ja käsittelyprosessit

Hakemisen ja päätöksen teon palvelulla huoltajat tulevat hoitamaan oppijan puolesta sähköistä asiointia. Tyypillisesti huoltajalle tarjotaan Kodin ja koulun yhteistyöpalvelusta linkin kautta pääsy oppijaa koskevaan hakeutumisen lomakkeeseen. Kun huoltaja on täyttänyt ja lähettänyt lomakkeen, asia siirtyy asiankäsittelijän työjonoon. Palvelu tulee siis toimimaan koulutuksen järjestäjän oppijoihin liittyvän digitaalisen asioinnin asianhallintajärjestelmänä. Tällä ei olla korvaamassa kuntien omia asianhallinnan tai sähköisen arkistoinnin ratkaisuja. DigiOne tarjoaa rajapinnat, joita vasten kunnat tulevat integroimaan omat asianhallintajärjestelmät sekä sähköisen arkistoinnin järjestelmät DigiOnen palveluihin.

Kehittämistyö on jo hyvässä vauhdissa hankkeen, Fujitsun ja Tieran kesken. Testiympäristöjä pystytetään ja palveluiden tarkempi määrittely on meneillään. Myös tarvittavien rajapintojen ja integraatioiden määrittelyt etenevät suunnitellusti. Ensimmäiset kuntien pääkäyttäjille suunnatut koulutukset käynnistyvät toukokuussa. Tästä on hyvä jatkaa ja jännitys tiivistyy kohti syksyä, jolloin päästäänkin jo testaamaan pitemmälle kehitettyjä uusia sähköisen asioinnin palveluita.


Kirjoittajasta


Petri Elsilä toimii Espoon DigiOne hankepäällikkönä. Taustaltaan hän on luokanopettaja ja hänellä on yli 10 vuoden kokemus opetusalalta opettajan, apulaisrehtorin ja rehtorin tehtävistä. Petrillä on myös yli 10 vuoden kokemus yrityssektorilta, jolloin hän toimi SanomaPron aluemyyntipäällikkönä ja Microsoftilla vastaten oppilaitossektorin liiketoiminnasta Suomessa.

Petri ajattelee, että DigiOne-hankkeessa tulee asettaa rima korkealle, sillä suomalaiset lapset, vanhemmat ja opettajat ansaitsevat parhaat mahdolliset oppimista tukevat työkalut jokapäiväiseen käyttöönsä. Tavoitteenamme on tarjota oppilaille aiempaa paremmat mahdollisuudet oppimiselle ja hyvinvoinnille sekä välittää vanhemmille ajantasaista, luotettavaa ja ymmärrettävää tietoa lasten koulunkäynnistä. Uudet työvälineet puolestaan helpottavat opettajan työtaakkaa sekä tehostavat rehtorin suunnittelu- ja johtamistyötä.

Blogikirjoitukset

Ajankohtaista