Miksi DigiOnen käyttöönotossa tarvitaan migraatiota, integraatioita ja projektointia?

DigiOnen tuoma toiminnan muutos on laajavaikutteinen. Muutosta tulee niin opettajien, opetuksen hallintohenkilöstön, opetuksen ICT-tuen ja lukuisten muiden opetuksen ympärillä tekevien henkilöstön eri prosesseihin. Lisäksi huomattavaa muutosta aiheutuu myös oppilaiden ja heidän huoltajiensa rutiineihin.

Mitä toiminnan muutos sitten konkreettisesti on? Henkilöstön työvälineen muuttuessa, myös sen ohjeet muuttuvat ja käyttökoulutusta tarvitaan laajasti. Muutos kohdistuu lisäksi tietohallinnon järjestämiin ja tuottamiin opetuksen ICT-palveluihin, henkilöstöhallintajärjestelmäpalveluihin, taloushallintapalveluihin, asiakirjahallintoon ja kaupungin tietovarasto- ja tiedolla johtamisen palveluihin. Tietojärjestelmätasolla muutos koskee lukuisaa joukkoa eri tietojärjestelmiä, jotka DigiOne tulee muuttamaan tai korvaamaan. DigiOnen käyttöönoton kanssa samaan aikaan Tampereella on käynnissä muutoksia mm. sähköisen arkistoinnin ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmiin. 

DigiOne tuo muutoksia tietoturvan ja tietosuojan vastuisiin.  Kun järjestelmien ylläpitäjät tai toimittajat vaihtuvat, tietojärjestelmien käyttöoikeuksien hallintaan tarvitaan muutoksia. Tiedonhallintaan kohdistuu muutoksia muun muassa tietoaineistojen elinkaaren hallintaan sekä aineistojen muuttamiseen sähköiseen muotoon.

Kaupungin palveluiden tuotantotapaan ja järjestämisvastuisiin tulee muutoksia, kun uuden opetuksen järjestelmän avulla tavoitellaan kaupunkitasoista tiedolla johtamisen näkymää, oppilaiden tukeen liittyvien asioiden kehittämistä sekä muutoksia koulujen sisäisiin toimintoihin ja rooleihin (rehtori, koulusihteeri, opettaja). Muutoksella on vaikutusta lisäksi lukuisiin tietovarantoihin ilmeisten opetuksen ja koulutuksen sekä oppilashuollon lisäksi esimerkiksi varhaiskasvatuksen, kiinteistöjen, joukkoliikenteen ja yleishallinnon tietovarantoihin. Eikä pidä unohtaa toiminnan muutosten vaikutuksia myös tietoturvaan ja tiedonhallintaan.

Muutoksen tavoitteena on pitkän aikavälin kyvykkyyksien kasvattaminen

Miksi sitten näin isoa toiminnan muutosta pitää lähteä tekemään? Organisaation on ajoittain uudistuttava ja sopeuduttava toimintaympäristön muutoksiin pysyäkseen kehityksessä mukana. Organisaatiot ovat luontaisesti jatkuvassa muutoksessa, ja viime vuosina on kuntien toimintaa kohdistunut merkittävää muutospainetta. Digitalisaatio on yksi tämän ajan merkittävimmistä ilmiöistä. Tämän vuoksi kuntienkin toiminnan kehittämisessä digitaalisella transformaatiolla on merkittävä sija. Tätä muutosta on suomen kielessä yksinkertaisempaa kutsua digimuutokseksi. Digimuutos ei kunnissakaan ole pelkkää siirtymistä teknologioiden tehokkaampaan hyödyntämiseen, vaan kunnissa tämän myötä läpikäydään laajaa toiminnan muutosta myös sisäisesti. DigiOnen kaltaisen merkittävän digimuutoksen tavoitteena pitäisi ennen kaikkea olla pitkän aikavälin kyvykkyyksien kasvattaminen organisaatioon. Monet toimintaa muuttavat asiat saattavat aluksi tuntua työläiltä tai turhilta, mutta harvemmin nopeita voittoja näin merkittävillä tietojärjestelmämuutoksilla kannattaa tavoitellakaan.

Yhteistyö säästää kaikkien resursseja

Edellisten lisäksi, yksi keskeinen muutos DigiOnen synnyttämisessä on suurten kaupunkien tekemä laaja yhteistyö. Kasvatuksen ja opetuksen piirissä on jo pitkään tunnistettu tarvetta tehokkaammalle yhteistyölle. Suomi on maailman mittakaavassa pieni maa sekä markkina, minkä vuoksi DigiOnen kaltainen laaja ja merkittävä yhteistyö on enemmän kuin tervetullutta. Yhteisiä ja suhteellisen niukkoja resursseja tulee käyttää mahdollisimman laajan joukon hyödyksi. Sama yhteistyön tehostuminen on nähtävissä myös Tampereen kaupungissa. Tietohallinto, perusopetus ja lukiokoulutus ovat tehneet DigiOnen kehittämisen alusta lähtien tiivistä ja saumatonta yhteistyötä yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi. Toivoa sopii, että tämän tyyppinen tekeminen jatkuu sekä paikallisesti että kansallisesti myös tulevaisuudessa.

Ennen kuin järjestelmää päästään ottamaan käyttöön opetuksessa ja hallinnossa, niin sitä ennen käyttöönotto tulee projektoida, data migroida vanhasta uuteen järjestelmään, integroida monta tietojärjestelmää siirtämään tietoa DigiOneen ja sieltä ulos sekä monta muuta ICT-projekteihin liittyvää temppua.

Tampereen opit tietojärjestelmän muutokseen

DigiOnen käyttöönotto tulee olemaan Tampereen kaupungilla merkittävä muutos. Siksi jo aikaisessa vaiheessa, kun Tampere lähti mukaan hankkeeseen, tehtiin kuntia tiedonhallintalain mukaisesti velvoittava muutosvaikutusten arviointi. Tässä arvioinnissa käydään läpi vaikutukset tiedonhallinnan järjestämiseen, tietoturvallisuuteen, tietojen käsittelyyn ja hyödyntämiseen sekä hallinnon asianhallintaan.

Muutosvaikutuksia arvioimalla vahvistetaan muutostilanteisiin liittyvien taloudellisten ja toiminnallisten riskien ennakointia, vahvistetaan muutosten ohjauksen tehokkuutta ja edistetään yhteentoimivuuden ja tietoturvallisuuden toteutumista sekä investointien kannattavuutta.

Tampereella on tuoreessa muistissa muutama vuosi sitten tehty edellinen opetuksen toiminnanohjauksen tietojärjestelmän muutos. Tampere siirtyi nykyisten Wilman ja Primuksen käyttäjäksi silloin. Tästä muutoksesta oppeina on jaettavana mm.

• Kuinka kauan vanhaa järjestelmää voi/kannattaa pitää käytössä ja saavutettavissa?
• Pitääkö vanhan järjestelmän opetuksen ja oppijoiden/huoltajien välistä viestintää säilyttää?
• Onko vanhassa järjestelmässä jotakin sellaista tietoa jota, ei arkistoida, ei ole migraatiossa määritelty siirrettäväksi uuteen järjestelmään tai sen säilyttäminen on muutoin tarpeen?
• Mihin vanhan järjestelmän tiedot voi tallentaa ja mikä on säilytysaika?

Sitoutuminen ja rohkeus ovat muutosjohtamisen ytimessä

Onnistuneeseen toiminnan muutoksen projektiin tarvitaan kaikkia osapuolia. Muutosjohtamisen onnistumisessa korostuvat ylimmän johdon ja koulujen sekä oppilaitosten rehtorien sitoutuminen muun muassa päätöksiin liittyvissä linjauksissa. Tämä konkretisoituu siinä, miten näistä asioista viestitään henkilöstölle, oppilaille sekä huoltajille eri muutosvaiheissa. Ennen tuotantokäytön aloittamista on varmistuttava palvelun käytölle pakollisten tietojärjestelmien välisten integraatioiden käyttökuntoisuus ja testattava järjestelmä kokonaisuutena. Muutoksen ainesosaluetteloon kuuluvat vaikeudet ja epävarmuudet ja siksi testaaminen, harjoittelu ja kouluttaminen ovat aivan keskeisiä tehtäviä. Kaikki tämä muutos vaatii ennen kaikkea rohkeutta ja johtajuutta.

Tampereella olemme valmistautuneet muutoksiin niin hyvin kuin osaamme. Suhtaudumme luottavaisin mielin muutokseen, sillä Tampereen kaupungin organisaatiokulttuurin yhtenä keskeisenä piirteenä on kaupungin strategiastakin esiin tuleva: Tampere on tekemisen kaupunki!