Oppilaitoshallinnan ja vuosisuunnittelun palvelua kehitetään käyttäjälähtöisesti

Laura Halkilahti

Laura Halkilahti

Hankeasiantuntija

Kuvitusaiheena koulurakennus ja paperilennokki

Oppilaitoshallinta ja vuosisuunnittelu on DigiOnen oma palvelu. Palvelua on vaikea kuvata ytimekkäästi, sillä se on laaja ja pitää sisällään monia eri mikropalveluja aina oppijan perustiedoista tilojen ja laitteiden hallintaan. Lyhyesti kuvailtuna oppilaitoshallinnan ja vuosisuunnittelun palvelu pitää sisällään koulutuksen järjestäjän hallinnon tarvitsemat toiminnot ja kokoaa yhteen näiden DigiOnessa käytettävät tiedot.

Oppilaitoshallinnan ja vuosisuunnittelun palvelukokonaisuuden tulevia käyttäjiä ovat erityisesti koulutuksen järjestäjän pääkäyttäjät ja viraston muu henkilökunta, rehtorit ja koulusihteerit. Palvelu koskettaa kuitenkin koko koulun henkilöstöä ja mahdollistaa uusia toimintoja opettajille, koulunkäyntiavustajille ja -ohjaajille sekä muulle koulun henkilökunnalle. Erilaisia käyttäjiä on siis paljon.

DigiOnen muut palvelut nojaavat moniin oppilaitoshallinnan ja vuosisuunnittelun palvelussa oleviin tietoihin. Oppilaitoshallinnan palvelussa luodaan esimerkiksi erilaisia ryhmiä, kuten luokanopettajan tai luokanvalvojan ohjaama valvontaryhmä tai vaikkapa oppilaskunnan hallituksesta muodostettu vastuuryhmä. Nämä oppilaitoshallinnan palvelussa muodostetut ryhmät päivittyvät muihin DigiOnen palveluihin, kuten kodin ja koulun väliseen viestintäpalveluun. DigiOnen oppilaitoshallinnan palvelu mahdollistaa opetussuunnitelmien, arviointiasteikkojen ja tuntijakojen linkittämisen toisiinsa. Muodostuneesta kokonaisuudesta syntyy oppijan opintosuoritusrekisterin perusta. Lukujärjestystyökalu hyödyntää oppilaitoshallinnassa rakennettua valintatarjotinta. Opetussuunnitelmakokonaisuutta hyödynnetään myös opetuksen suunnittelun palvelussa.

Käyttäjälähtöistä ohjelmistokehitystä ja kolmivaiheista käyttöliittymätestausta

Oppilaitoshallinnan ja vuosisuunnittelun palvelua on alusta alkaen määritelty ja kehitetty käyttäjälähtöisesti. Palvelun kehittäminen on aloitettu monia muita DigiOnen palveluita aiemmin, ja nykyisten järjestelmien asiantuntijoita on kuunneltu ja tarvemäärittelyjä on tehty kehitystyön alusta alkaen. Ohjelmistokehitystä tehdään yhdessä yhteistyökumppaneiden Goforen, Alfamen ja Kuntien Tieran kanssa.

Aloitimme kolmivaiheisen käyttöliittymätestauksen tammikuussa 2022. Olimme jaotelleet käyttöliittymätestauksessa kehitettävät kokonaisuudet aihealueiden mukaisesti, ja kutsuimme testaukseen DigiOnen hankekunnista kunkin aihealueen asiantuntijat, jotka ovat myös palvelun tulevia käyttäjiä. Käyttöliittymätestauksissa substanssiosaajat pääsivät tarkastelemaan käyttöliittymäkuvia itsenäisesti sekä keskustelemaan kuvista muiden testaajien kanssa ryhmähaastatteluissa. Pidämme DigiOnessa tulevien käyttäjien tarpeiden huomioimista tärkeänä, mikä näkyy myös käyttöliittymätestausten osallistujissa. Hankkeen puolelta testauksissa ovat olleet mukana käyttöliittymäsuunnittelijan lisäksi tuoteomistaja ja palvelumuotoilija, ja joskus linjoille kutsuttiin tietoarkkitehti vastaamaan substanssiosaajien kiperimpiin kysymyksiin.

Ryhmähaastatteluissa käytiin usein vilkastakin keskustelua ja saimme tulevilta käyttäjiltä arvokasta tietoa ja kehitysehdotuksia, joiden perusteella muun muassa muokkasimme käyttöliittymäkuvissa tietojen järjestystä ja tarkensimme termejä. Kävimme läpi jokaisen kommentin, ja käyttäjätarpeet tarkentuivat. Arvioimme esiin nousseiden käyttäjätoiveiden tärkeyden, ja jos toivetta ei ole ollut mahdollista toteuttaa palvelun ensimmäisessä versiossa, kirjasimme huomion ylös jatkokehitystä varten. Testaustilanteiden jälkeen teimme yhteistyötä ohjelmistokehittäjien kanssa, kun käyttöliittymäsuunnittelijat ja ohjelmistokehittäjät miettivät yhdessä, miten substanssiosaajien toiveet ja tarpeet on mahdollista toteuttaa käyttöliittymässä.

Myöhemmin keväällä testasimme myös yksittäisiä toimintoja koodatusta käyttöliittymästä osittaisissa hyväksymistestauksissa. Eri hankekunnista mukana olleet substanssiosaajat pääsivät kokeilemaan, miten käyttöliittymän tietyt toiminnot toimivat – miten esimerkiksi ryhmien hallinnassa voidaan lisätä tai poistaa ryhmä. Osittaisissa hyväksymistestauksissa tarkoituksena on tehdä kohdennettuja testejä ja havaita haasteet toiminnassa jo kehitysvaiheessa, jolloin niiden korjaaminen on usein helpompaa. Käyttäjätestauksissa pyritään havaitsemaan, jos jokin tieto on väärässä paikassa, esimerkiksi monen klikkauksen takana, tai epäselvät termistöt aiheuttavat käytössä virhetilanteita. Testausympäristöjä on kehitetty kesän aikana ja osittaiset hyväksymistestaukset pääsevät kunnolla käyntiin elo–syyskuun vaihteessa.

Syksyllä alkaa vuosisuunnittelun palvelukokonaisuuden kehittäminen, jota tehdään tiiviissä yhteistyössä hakemisen ja päätöksenteon palvelun kanssa. Myös vuosisuunnittelun määrittely- ja validointityöhön on kutsuttu hankekuntien kehitettävänä olevan palvelun asiantuntijoita. Näin työpajoissa mukana olleille osallistujille tulevat oppilaitoshallinnan ja vuosisuunnittelun palvelut tutuiksi jo kehittämisvaiheessa. Tätä tiivistä mukanaoloa hyödynnetään DigiOnen palveluiden käyttöönotossa, jolloin työpajojen osallistujat pääsevät toimimaan palvelukokonaisuuksien asiantuntijoina ja mahdollisina kouluttajina omissa hankekunnissaan.

Hyppy suoraan syvään päähän

Mikä sitten minun roolini luokanopettajana on ollut hankkeessa? Hyppäsin mukaan DigiOneen vuoden 2022 alusta ja pääsin suoraan keskelle toimintaa, kun oppilaitoshallinnan ja vuosisuunnittelun palvelukehitys oli tuolloin jo täydessä vauhdissa. Itse kuvailisin omaa rooliani kehitystyössä siten, että olen tulkkaamassa koulumaailmaa parhaan taitoni mukaan käyttöliittymäsuunnittelijoille. Heillä on paras osaaminen käyttöliittymän suunnittelusta, kun taas itse olen pyrkinyt avaamaan heille, mitä substanssiosaajat ovat mahtaneet huomioissaan tarkoittaa, mitä termejä koulussa käytetään ja mitkä toiminnallisuudet ovat tärkeitä. Käyttöliittymätestauksissa kuuntelin keskustelua ja tein muistiinpanoja. Testaustilanteiden jälkeen kävimme käyttöliittymäsuunnittelijan kanssa nostetut huomiot läpi ja teimme muutoksia mahdollisuuksien mukaan. Kutsuimme tarvittaessa keskusteluun mukaan tuoteomistajan, palvelumuotoilijan tai tietoarkkitehdin, ja usein pohdimme ratkaisuja yhdessä.

Kuullessani DigiOne-hankkeesta ensimmäisen kerran luokanopettajana ajattelin kyseessä olevan taas uusi hanke, taas opettajille lisää töitä. Olen kääntänyt kelkkani, ja odotan valmistuvaa palvelua innolla. Kevään aikana olen saanut hyvän kuvan siitä, mitä kaikkea DigiOne mahdollistaa. Kaikki palvelut ovat saatavilla yhden kertakirjautumisen jälkeen ja koko koulun henkilöstöllä on käytössä monipuoliset hakutoiminnot. Lisäksi koulun muulle henkilöstölle sekä sijaisille on mahdollista luoda henkilökohtaiset DigiOne-tunnukset. Rehtorin on mahdollista nähdä yhteenveto opettajien työtehtävistä, jolloin työtehtävien tasaista jakaantumista on helpompi seurata.

DigiOnen tavoitteena on olla helppokäyttöinen palvelu, joka vähentää sekä koulussa että virastossa työskentelevien manuaalista työtä. Kaikkea ei saada valmiiksi kerralla ja ketterään ohjelmistokehitykseen kuuluu se, että kehitystyötä jatketaan myös palvelun käyttöönoton jälkeen. Tämä tulee varmasti vaatimaan varsinkin pilottikouluilta kärsivällisyyttä mutta uskon, että kärsivällisyys palkitaan. Myös jatkuvassa kehitystyössä näkyy käyttäjälähtöisyys: kun huomataan, että jokin ei toimi tai tietty toiminto on välttämätön, on tuotetta mahdollista kehittää esiinnousseiden tarpeiden mukaisesti.


Kirjoittajasta


Laura Halkilahti
toimii DigiOne-hankkeessa hankeasiantuntijana. Laura on koulutukseltaan luokanopettaja ja opetuksen kehittäminen on ollut hänelle tärkeää myös työskennellessään luokanopettajana. Omassa opetuksessaan Laura pitää tärkeänä sitä, että opetuksessa keskitytään olennaiseen ja oppijat oppivat tulevaisuudessa tarvittavia tärkeitä taitoja eikä nippelitietoja. Opettajantyön haasteisiin Laura toivoo helpotusta arjen sirpaleisuuden vähenemisellä, suuremmilla resursseilla ja kirjaamistyötä vähentävien ohjelmien avulla, jotta opettajat voisivat keskittyä opettamiseen.

Työskentely DigiOne-hankkeessa on ollut Lauralle mielekästä ja opettanut hänelle paljon niin käyttöliittymäsuunnittelusta, opetuksenjärjestäjän eri palveluista kuin hanketyöskentelystä. Laurasta on kiinnostavaa olla mukana laajassa hankkeessa, jolla on merkitystä ja vaikutusta ympäri Suomea.

Blogikirjoitukset

Ajankohtaista