Pyöränkin voi keksiä väärin eli miksi osallistaminen on hyvä juttu

Minna Ritoluoma

Minna Ritoluoma

Palvelumuotoilija, Gofore

Kolme iloista poikaa oppitunnilla

Osallistaminen. Muotitermi siinä missä myös yhteiskehittäminen, palvelumuotoilu ja digitalisaatiokin. Mutta mitä se oikeastaan tarkoittaa ja miten se liittyy DigiOneen?

Kun aloitin pari vuotta sitten DigiOnen riveissä, kysyin hankejohtaja Kirsi Lehdolta, miten hän tiivistäisi palvelumuotoilun roolin hankkeessa. Hän vastasi kysymykseen suurin piirtein näin: 
”Vaikka DigiOne on teknologiahanke, lopputuloksena ei saa olla ainoastaan parempaa teknologiaa, vaan ennen kaikkea parempia oppimistuloksia. Palvelumuotoilulla täytyy varmistaa, että valintojen ja päätösten pohjalla on ymmärrys siitä, miten digitaaliset palvelut voisivat parantaa oppijoiden, opettajien ja hallintohenkilökunnan arkea”.

Käytännössä Kirsin linjanveto on tarkoittanut sitä, että iso joukko osaavia ja aktiivisia opetuksen ja koulutuksen järjestämisen ammattilaisia, huoltajia ja opiskelijoita on osallistunut ihan kädet savessa DigiOne-integraatioalustan ja DigiOne-palvelumallin suunnitteluun hankkeen alkumetreiltä lähtien.

Osallistaminen on tapahtunut pääasiassa suunnittelutyöpajoissa, joissa tulevien palveluiden loppukäyttäjät ovat itse suunnitelleet ratkaisuja haasteisiinsa. Täydentääksemme työpajojen antia, olemme myös osallistaneet mm. järjestökentän edustajia haastattelemalla, tehneet kyselyitä ja kartoituksia pilottikouluissa sekä järjestäneet opponointitilaisuuksia, joissa kaikki DigiOne ekosysteemin toimijat ovat päässeet kommentoimaan kehitystyötä ja ideoimaan ratkaisuja.

Osallistaminen


Osallistaminen palvelumuotoilussa tarkoittaa johdettua ja tavoitteellista prosessia, jossa palvelun käyttäjät ja kehittäjät suunnittelevat yhteisesti palvelun eri osa-alueiden toteuttamista. Näitä ovat mm. työprosessit, käyttöliittymät ja käyttökokemukset. 

Osallistamisen tavoitteena on varmistaa  palvelun hyödyllisyys ja helppokäyttöisyys kaikille palvelun käyttäjä- ja sidosryhmille.

Kaiken pohjalla on prosessi

DigiOne-hankkeessa osallistaminen alkoi vuonna 2019 koulutuksen ja opetuksen prosessien kuvaamisella. Nämä prosessikuvaukset ovat koko DigiOne-hankkeen selkäranka – niistä on jatkojalostettu DigiOne-alustan tietoarkkitehtuurin kuvaukset ja tietomallit sekä DigiOne-palvelumalli.

Prosessikuvauksia työstettiin sarjana työpajoja, joissa tarkoituksena oli saada aikaan yhteinen ja yksityiskohtainen ymmärrys siitä, millaista työtä opettaminen ja oppiminen itse asiassa on. Mitä kaikkea pitää esimerkiksi tapahtua, jotta lukuvuosi saadaan käyntiin, opetus suunniteltua ja oppilaaksiotto hoidettua? Tai opettaminen, oppimisen tuki ja hyvinvointityö? Mikä nykyisissä työtavoissa ja -välineissä toimii mitä ei? Entä miten työn tekemistä voisi parantaa ja mitä parantaminen itse asiassa tarkoittaa? Onko se nopeutta? Virheettömyyttä? Rahallisia säästöjä? Vai parempaa fiilistä?

Prosessityön arvo alkoi todentua aika nopeasti. Päällepäin selkeistä ja yhdenmukaisista työnkuluista löytyikin paljon variaatioita ja moniammatillinen osallistujaporukka kehitti erinomaisia ideoita ja näkemyksiä siitä, miten digitaaliset työvälineet voisivat parantaa asioiden hoitamista.

Elefantit on parasta syödä paloissa

Ensimmäiset kierrokset osallistamisia ja prosessikuvauksia tehtiin Vantaan voimin. Kun DigiOne-kuntien määrä kasvoi, palasimme jatkokehittämään prosesseja, tietysti osallistamalla. Jokainen kunta on erilainen ja kun DigiOnen tavoitteena on luoda kansallisesti pätevä ratkaisu, täytyy peruskiven, eli prosessikuvausten ja tietomallien, olla mahdollisimman toimivat mahdollisimman monien kuntien ja koulujen näkökulmasta.

Prosessimalleihin on siis palattu uudelleen ja uudelleen ja tullaan varmasti myös palaamaan jatkossa. Ketterän kehittämisen luonteeseen kun kuuluu, että ei pelätä palata takaisin jo tehdyn työn pariin, jos matkan varrella huomataan että parantamisen varaa on.

Prosessimalleista palveluiden suunnitteluun

Tänä vuonna olemme aloittaneet myös DigiOne-palveluiden hankinnan. Työn alla ovat olleet muun muassa luku- ja työjärjestysten hallinnan palvelu sekä ja kodin ja koulun välisen yhteistyön ja viestinnän palvelu. Palveluiden suunnittelun ytimessä ovat aina määrittelyt. Määrittelyiden avulla kerrotaan yksityiskohtaisesti millaisia toimintoja ja käyttökokemukseen liittyviä vaatimuksia palvelun käyttäjät ja tilaaja palvelulta haluavat.

Myös tässä työssä osallistaminen on ollut ytimessä, esimerkiksi huoltajat ja opiskelijat ovat kertoneet, miten kodin ja koulun yhteistyön tulisi heidän näkökulmistaan sujua ja kuntien lukujärjestyksen laatijat puolestaan määrittelivät millaisen työkalun he tarvitsevat työssään. Perustuen näihin määrittelyihin hanketiimi on jatkotyöstänyt kilpailutusten dokumentit.

Eikä tässä vielä kaikki…

Seuraava aalto osallistamisia on jo suunnitteilla. Palveluiden käyttöliittymien ja toiminnallisuuksien suunnittelu tulee alkamaan lähitulevaisuudessa, ja silloin tulee ajankohtaiseksi jälleen varmistaa, että työtä tehdään käyttäjälähtöisesti. Pitäkää siis silmällä meiliboksejanne ja jos kutsu käy, niin tulkaa mukaan yhteiskehittämään parempia koulutuksen, oppimisen ja opettamisen palveluita!


Kirjoittajasta

Minna Ritoluoma on toiminut DigiOnessa hankepäälliköiden työparina ja palvelumuotoilun, yhteiskehittämisen ja prosessikuvauksen asiantuntijana melkein hankkeen alkumetreiltä asti. Koulutusiltaan Minna on kuvataiteilija ja yhteiskuntatieteilijä, höystettynä tietojenkäsittelyllä ja johtamisopinnoilla. Työuraa hän on palvelumuotoilun lisäksi tehnyt journalistina sekä toiminut useissa rooleissa digitaalisen liiketoiminnan ja organisaatioiden digitalisoinnin parissa. Minna on parhaimmillaan luotsatessaan organisaatioita ja ihmisiä tilanteissa, joissa on ratkottavana monimutkaisia, luovaa ja analyyttistä ajattelua vaativia ongelmia.