Tavoitteena digitointi vai digitalisaatio

Petri Elsilä

Petri Elsilä

Hankepäällikkö, Espoon kaupunki
HDP-palvelun tuoteomistaja

Oppija viittaa oppitunnilla

Tällä hetkellä koulutuksen järjestämiseen liittyvien erilaisten prosessien toteuttamisessa ei ole juurikaan yhtenäisiä ja valtakunnallisesti sovittuja toimintamalleja. Siksi prosesseja ja niiden dokumentointia on ratkottu kunnissa pala kerrallaan sekä hyvin vaihtelevilla toimintatavoilla. Useissa tapauksissa prosesseihin liittyviä tehtäviä hoidetaan hyvinkin manuaalisesti ja mahdollisesti toisiinsa integroitumattomien ja vanhanaikaisten tietojärjestelmien avulla. Lisäksi arkistot pursuavat yhä edelleen paperia.

Paperisten asiakirjojen käytön yhteydessä ilmenee tietoturva- ja -suojariskejä, kun arkaluontoisia asiakirjoja säilytetään ja käytetään kouluilla vaihtelevilla käytännöillä. Paperisessa prosessissa yksittäisen täydentävän dokumentin löytäminen päätöksen papereiden joukkoon on hyvin työlästä puhumattakaan jonkin päätöksen dokumenttien löytämisestä myöhempään tarpeeseen tai tarkasteluun. Erilaiset prosessit, joihin liittyy vaikkapa hakeutumista ja/tai päätöksentekoa, voivat nykytilanteessa aiheuttaa turhaa asiakirjojen postitusta ja viranhaltijan yksittäisten asiakirjojen monotonista käsittelyä. Tämä on paitsi tehotonta, myös kallista ja viranhaltijalle monesti myös hyvin turhauttavaa työtä.

Toivottavasti edellä kuvatussa on kyse nykyajassa elävästä muinaisjäänteestä, joka on kohta niin sanotusti ”katoavaa kansanperinnettä”. Tilausta siis olisi prosessien digitoinnille – mutta riittääkö pelkkä digitointi vai pitäisikö saman tien nostaa tavoitteita? Olemassa olevia toimintatapoja tulisi nyt sähköistämisen yhteydessä miettiä aidosti uudelleen, jottemme vain vie paperista prosessia sellaisenaan sähköiseen formaattiin ja uskottele sen yksistään vievän toimintamme digin huipulle.

Kiikarissa visuaalinen low-code työkalu

DigiOnessa Hakemisen, dokumentoinnin ja päätöksenteon (HDP) palvelulla tullaan hoitamaan oppilaitoksen toimintaan ja koulutuksen järjestämiseen liittyviä hakeutumisia, päätöksiä ja dokumentointeja digitaalisessa muodossa. Tarvetta ja tilausta palvelulle on, koska tällä hetkellä on pystytty tunnistamaan jo reilut 30 käyttötapausta erilaisten hallinnollisten prosessien ympäriltä, ja tarpeita löytyy varmasti lisääkin ajan mittaan.

Hankittavan palvelun on tarkoitus mahdollistaa sähköisten lomakkeiden ja niihin liittyvien työnkulkujen luonti- ja hallinnointitoiminnallisuus sekä muokattavuus visuaalisten työkalujen avulla. Palvelulla tulee olemaan useita erilaisia käyttäjärooleja. Koulutuksen järjestäjän pääkäyttäjät tulevat muokkaamaan lomakkeita ja niihin liittyviä työnkulkuja. Päätöksentekijöinä tai asiankäsittelijöinä voivat toimia esim. rehtori, koulusihteerit tai aluepäälliköt. Palvelun loppukäyttäjinä toimivat esim. oppijaa koskevan hakemuslomakkeen osalta oppijat ja huoltajat. Palvelun vaatimuksia määritellään parhaillaan ja tavoitteena on saada kilpailutus käyntiin tämän kevään aikana.

Hakemisen, dokumentoinnin ja päätöksenteon palvelua tullaan käyttämään mm. kouluun hakeutumisessa. Se, millaisella välineellä ja prosessilla kouluun hakeminen tehdään, vaikuttaa kotien, koulujen ja koulutuksen järjestäjän saamiin hyötyihin. Hakuprosessi voi olla kaikille osapuolille hyvin sujuva ja toteutukseltaan kustannustehokas tai heikommassa tapauksessa kallis ja käyttäjäkokemukseltaan turhauttava. Huoltajalle on merkitystä sillä, miten helposti kouluun hakeutumisen voi tehdä. Koulutuksenjärjestäjän ja rehtorin näkökulmasta palvelussa oleellista ja merkittävää on hakulomakkeen ja työnkulun muokkauksen helppous sekä esimerkiksi massahyväksynnän mahdollisuus. Lopullisena tavoitteena luonnollisesti on, että oppijalle on osoitettuna tarkoituksenmukainen koulupaikka riittävän ajoissa ennen koulutaipaleen alkamista.

Kunnianhimoa ja rohkeutta peliin!

Helppo työkalu lomakkeiden ja työnkulkujen rakenteluun ei kuitenkaan yksinään riitä, jos haluamme olla ihan rehellisiä itsellemme tällä digitalisaation tiellä. Meidän tulee kriittisesti tarkastella nykyisiä totuttuja toimintamalleja ja tarttua rohkeasti niihin kohtiin, joissa pystymme tunnistamaan kehittämisen paikkoja. Onneksi DigiOnessa tätä ei tarvitse tehdä yksin, vaan voimme kehittää toimintamalleja seitsemän kunnan kesken. Tämä vaatii kuitenkin rohkeuden lisäksi kunnianhimoa tavoitteen asetannassa – asetetaan siis rima riittävän korkealle! Varmasti haluamme myöhemmin jälkiviisaina todeta, että kyllä aikaansaannoksemme ihan digitalisaatiolta näyttää!


Kirjoittajasta


Petri Elsilä toimii Espoon DigiOne hankepäällikkönä. Taustaltaan hän on luokanopettaja ja hänellä on yli 10 vuoden kokemus opetusalalta opettajan, apulaisrehtorin ja rehtorin tehtävistä. Petrillä on myös yli 10 vuoden kokemus yrityssektorilta, jolloin hän toimi SanomaPron aluemyyntipäällikkönä ja Microsoftilla vastaten oppilaitossektorin liiketoiminnasta Suomessa.

Petri ajattelee, että DigiOne-hankkeessa tulee asettaa rima korkealle, sillä suomalaiset lapset, vanhemmat ja opettajat ansaitsevat parhaat mahdolliset oppimista tukevat työkalut jokapäiväiseen käyttöönsä. Tavoitteenamme on tarjota oppilaille aiempaa paremmat mahdollisuudet oppimiselle ja hyvinvoinnille sekä välittää vanhemmille ajantasaista, luotettavaa ja ymmärrettävää tietoa lasten koulunkäynnistä. Uudet työvälineet puolestaan helpottavat opettajan työtaakkaa sekä tehostavat rehtorin suunnittelu- ja johtamistyötä.