DigiOnen Asiointi-palvelu: Uuden aikakauden digitaalinen innovaatio

Tervetuloa tutustumaan DigiOnen Asiointi-palveluun – keskitettyyn palveluun, joka tekee hakemusten, dokumentoinnin ja päätöksenteon käsittelystä sujuvaa ja läpinäkyvää. 

Jätä taaksesi erilliset tiedonhaut, manuaaliset syöttämiset, tulostamiset, kuorittamiset ja postittamiset. DigiOne hoitaa kaiken automaation, massahyväksyntöjen, viestien ja sähköisen allekirjoituksen avulla. Päätökset lähtevät automaattisesti huoltajille tiedoksi, ja Suomi.fi tunnistaa huoltajat, joilla ei ole lupaa sähköiseen viestintään, jolloin päätös lähetetään paperiversiona oppilaan kotiosoitteeseen.

Helppokäyttöinen työpöytä ja mobiilisovellus

DigiOne-työpöydän ja mobiilisovelluksen avulla käyttäjät voivat vaivattomasti navigoida eri toimintojen ja ominaisuuksien välillä. Tämä parantaa käyttäjäkokemusta ja tehostaa oppilaitoksen päivittäistä toimintaa merkittävästi. Lähde mukaan matkalle kohti tehokkaampaa ja käyttäjäystävällisempää tulevaisuutta DigiOnen kanssa!

Asiointi-palvelun idea ja toiminnallisuudet

Asiointi-palvelu on suunniteltu tehostamaan ja yksinkertaistamaan hakemusten ja päätösten käsittelyprosesseja. Palvelun avulla voidaan luoda ja allekirjoittaa hakemuksia ja päätöksiä, siirtää asiakirjat kuntien käyttöarkistoon ja toimittaa tiedot viestipalveluun. Huoltaja tekee hakemuksen DigiOnen mobiilisovelluksessa ja saa sinne myös valmiin päätöksen. Asiointi-palvelun pohjana on Fujitsun CaseM-palvelu, jota on kehitetty DigiOnen sekä kuntien asioinnin prosessien mukaisesti.

On tärkeää huomata, että Asiointi-palvelu ei toimi käyttöarkistona – kun asia on käsitelty loppuun, asiakirjat siirtyvät kunnan sähköiseen arkistoon. DigiOne-alusta osaa hakea kunnan arkistosta arkistoidun PDF-lomakkeen, kun käyttäjä pyytää asiakirjaa nähtäväkseen.

Palvelu kattaa myös massatoiminnallisuudet, jotka liittyvät päätösten valmisteluun, tekemiseen, allekirjoittamiseen, tulostamiseen ja arkistoon toimittamiseen. Tämä kokonaisvaltainen lähestymistapa varmistaa, että kaikki prosessit sujuvat tehokkaasti ja saumattomasti, mikä säästää aikaa ja resursseja.

Kuntayhteistyö ja lomaketyöskentely

DigiOne-hankkeen ytimessä on tiivis kuntayhteistyö. Kehittämiseen ja testaukseen osallistuu asiantuntijoita ja tulevia loppukäyttäjiä jokaisesta DigiOne-kunnasta, ja Tieralla on keskeinen rooli koordinoinnissa ja raportoinnissa.

Lomakkeiden kehittäminen tapahtuu tietoa ja osaamista jakaen, yhteisillä alustoilla ja säännöllisissä yhteistyötapaamisissa. Tämä yhteisöllinen lähestymistapa lisää työtyytyväisyyttä ja tuottaa tuloksekasta kehitystyötä.

Testausvaiheen tavoitteena on kerätä kattavaa tietoa palvelun käyttäjäkokemuksista ja mahdollisista muutostarpeista uusiin prosesseihin ja työkäytäntöihin. Testauksen avulla saatu palaute on monipuolista ja huomioi kaikkien osallistuvien kuntien näkemykset ja kehittämistoiveet. Näitä tuloksia voidaan hyödyntää muutosjohtamisessa ja kunnissa voidaan täsmentää, millaisia vaikutuksia järjestelmäkokonaisuudella on oman kunnan toiminnan muutokselle.

DigiOnen Asiointi-palvelun kehitys on vahvasti kytköksissä prosessien kehittämiseen ja yhdenmukaistamiseen. Kuntayhteistyön myötä prosessit kehitetään sellaisiksi, että uusien kuntien on helppo liittyä mukaan myöhemmässä vaiheessa. Yhteistyö ja yhteisöllisyys luovat vahvan perustan Asiointi-palvelun menestykselle ja jatkuvalle kehitykselle.

Käyttäjäkokemus

Asiointi-palvelu tekee hakemusten ja päätösten käsittelystä sujuvaa ja tehokasta. Automaatio, massahyväksynnät ja sähköinen allekirjoitus nopeuttavat työnkulkua ja vähentävät manuaalista työtä. Prosessien eteneminen ja päätöksenteko ovat läpinäkyviä eri käyttäjäryhmille, mikä edistää kodin ja koulun välistä vuorovaikutusta.

Prosessien läpimenoajat lyhenevät ja tehostuvat merkittävästi. Lomakkeista voidaan muodostaa virallisia asiakirjoja ja siirtää tiedot kunnan käyttöarkistoon. Lisäksi lomakkeiden tiedot saadaan ulos rakenteisessa muodossa rajapinnan kautta, ja tietoa voidaan hakea lomakkeisiin samalla tavalla.

DigiOne tarjoaa kunnille merkittäviä hyötyjä ja säästöjä. Sen avulla voidaan tehostaa hallintoa, parantaa opetuksen laatua, tukea opettajien ammatillista kehittymistä ja lisätä opetuksen avoimuutta koteihin päin. Standardoidut rajapinnat mahdollistavat DigiOnen integroitumisen muihin ratkaisuihin, mikä varmistaa palvelukokonaisuuden skaalautuvuuden tulevaisuudessa. Tämä on erityisen merkityksellistä Asiointi-palvelussa, kun turhat erilliset haut käyvät tarpeettomiksi. Palvelu voi kehittyä tulevaisuudessa entistä monipuolisemmaksi ja tehokkaammaksi, mikä lisää käyttäjätyytyväisyyttä ja kustannussäästöjä.

Yhteenveto

Yhteenvetona voidaan todeta, että DigiOnen Asiointi-palvelu tuo merkittäviä hyötyjä kunnille ja koulutusorganisaatioille tehostamalla hallintoa ja lisäämällä avoimuutta kodin ja koulun välillä. Automaatio ja standardoidut rajapinnat mahdollistavat sujuvan ja läpinäkyvän prosessien hallinnan, mikä säästää aikaa ja resursseja.

Liikkeelle lähdetään “perusversiosta”, joka kattaa vasta osan hienoista ominaisuuksista. DigiOnea ja Asiointi-palvelua kehitetään jatkuvasti, ja uusia ominaisuuksia on luvassa jo seuraavaan versioon.

DigiOnen Asiointi-palvelu on askel kohti tehokkaampaa ja käyttäjäystävällisempää tulevaisuutta.