Taina Uusi-Illikainen
Liiketoimintapäällikkö, Tiera
DigiOne-hankkeen järjestelmäkehitys etenee määrätietoisesti, ja maali alkaa jo häämöttää. DigiOne-palveluiden käyttöönotto on nyt todellisuutta viidessä kunnassa, ja käyttöönotot ovat edenneet vaiheittain jo hyvän aikaa.
Syksyllä 2024 käynnistyneet toiminnallisuuksien hyväksymistestaukset ovat loppusuoralla (https://www.digione.fi/digionen-hyvaksyntatestauksella-varmistetaan-palveluiden-toimivuus/), ja keväällä 2025 alkanut käyttöönottotyö etenee suunnitellusti vaihe vaiheelta. DigiOnen käyttöönotto ei ole yksi suuri rysäys, vaan huolellisesti jaksotettu ja vaiheistettu prosessi – toiminnallisuus ja loppukäyttäjäryhmä kerrallaan.
Tässä blogikirjoituksessa nostamme esiin konkreettisia esimerkkejä siitä, mitä DigiOnessa tapahtuu juuri nyt.
Käyttöönotto kunnissa – ensimmäiset koulut mukana
Keväällä 2025 viisi edelläkävijäkuntaa aloitti DigiOnen käyttöönoton. Tavoitteena on ottaa DigiOne käyttöön ensin yhdessä perusopetuksen koulussa, minkä jälkeen käyttöä laajennetaan vaiheittain muihin perusopetuksen kouluihin.
Käyttöönottoprojekti toteutetaan kuntakohtaisesti, mutta tiivis kuntien välinen yhteistyö jatkuu luontevasti myös käyttöönottojen aikana. Yhteinen tekeminen tukee sujuvaa etenemistä, tiedon jakamista ja oppimista sekä auttaa välttämään päällekkäistä työtä eri kunnissa.
DigiOne ei ole yksi suuri järjestelmä, vaan mikroarkkitehtuuriin perustuva ekosysteemi, joka koostuu useista toisiinsa liittyvistä palveluista (https://www.digione.fi/digionen-asiointi-palvelu-uuden-aikakauden-digitaalinen-innovaatio/).
Palvelukokonaisuus on laaja ja sisältää:
- Omat palvelut: Opetus- ja Hallinto-palvelut, Valintatarjotin, Mobiilisovellus huoltajille ja oppijoille sekä Opettajan työpöytä
- Yhteiset palvelut: Lukujärjestys-, Viestintä- ja Asiointi-palvelut
DigiOne hyödyntää laajasti rajapintoja, jotka yhdistävät sisäiset palvelut, valtakunnalliset tietolähteet (esim. DVV, Koski) sekä kuntien omat järjestelmät yhdeksi toimivaksi kokonaisuudeksi. Kyseessä on yksi yhteinen järjestelmä kaikille DigiOne käyttäjille – rajapinnat ovat sisäänrakennettuja ja sisältyvät palvelupakettiin.
Tekninen käyttöönotto ja tiedonhallinta
DigiOnen tietomallin perustana toimii Koski-palvelun tietomallissa, ja sen rinnalla hyödynnetään myös muita valtakunnallisia datalähteitä jo migraatiovaiheesta alkaen. Tiedon laatu korostuu koko prosessin ajan – migraatio ei itsessään paranna tietoa, joten lähdejärjestelmien datan oikeellisuus ja ajantasaisuus on varmistettava etukäteen. Korjaukset on tehtävä ennen migraatiota, jotta käyttöönotto sujuu hallitusti.
Integraatiot kansallisiin ja kuntakohtaisiin järjestelmiin vaativat huolellista suunnittelua ja toteutusta. DigiOneen integroituvat muun muassa Koski-, VTJ-, OPH- ja Suomi.fi- palvelut. Kuntakohtaiset luvat ja tunnukset on hoidettava erikseen. Kuntakohtaiset järjestelmät ovat monimuotoisia, ja käyttöönotossa on tärkeää huomioida yhteistyö kolmansien osapuolien kanssa. Esimerkiksi järjestelmätoimittajien rooli on keskeinen, jotta työ etenee jouhevasti. Myös mahdolliset muut järjestelmävaihdokset on hyvä ennakoida ajoissa, jotta ne eivät aiheuta katkoksia tai viivästyksiä DigiOnen käyttöönotossa.
Käyttöönoton projektinhallinta – mitä kunnassa tapahtuu?
DigiOnen käyttöönotto ei ole pelkkä tekninen järjestelmävaihdos, vaan kokonaisvaltainen muutos, joka vaatii huolellista valmistelua, suunnittelua ja projektinhallintaa. Kunnissa on tärkeää miettiä, miten toiminnallinen käyttöönotto toteutetaan, miten eri käyttäjäryhmät koulutetaan ja miten sisäinen viestintä sekä loppukäyttäjän tukipalvelut järjestetään.
Keskeisiä osa-alueita kunnallisessa projektinhallinnassa ovat:
- Koulutussuunnitelma
Opettajille ja muille käyttäjäryhmille järjestetään koulutuksia, joissa käydään läpi, miten uusi järjestelmä toimii ja mikä työssä muuttuu ja toisaalta, mikä säilyy ennallaan järjestelmän vaihtuessa.
- Viestintäsuunnitelma
Kunnassa laaditaan suunnitelma siitä, miten ja milloin viestitään käyttöönoton etenemisestä ja vaikutuksista eri kohderyhmille. Oikea-aikainen ja selkeä viestintä tukee muutosprosessia sekä auttaa käyttäjiä valmistautumaan käyttöönottoon.
- Riskienhallinta
Projektin etenemistä seurataan ja arvioidaan säännöllisesti. Mahdolliset riskit tunnistetaan ennakkoon ja niihin laaditaan toimenpiteet, joilla riskien toteutumista voidaan ehkäistä tai niiden vaikutuksia lieventää.
Käyttöönoton onnistuminen edellyttää selkeää johtamista, yhteistä ymmärrystä tavoitteista ja aktiivista vuoropuhelua eri toimijoiden välillä. Hyvin suunniteltu projektinhallinta luo edellytykset sujuvalle ja vaikuttavalle käyttöönotolle.
DigiOnen käyttöönoton sujuvuuteen ja myöhempään käyttöön vaikuttavat merkittävästi opetussuunnitelmatiedon ajantasaisuus ePerusteissa sekä tiedon huolto nykyisissä järjestelmissä (lue lisää opetussuunnitelman ja ekosysteemin yhteydestä https://www.digione.fi/uudistuva-opetussuunnitelma-ja-digione-ekosysteemi-valineita-parempaan-arviointiin/). Käyttöönoton projektia suunniteltaessa on tärkeää huomioida myös taloudelliset ja ajalliset resurssit, henkilöstön osaaminen sekä sidosryhmien tiedonkulku.
Yhteenveto
DigiOne ei ole tavallinen ICT-projekti – se on kunnallisen koulutuksen digitaalinen uudistus, joka yhdistää teknologian, pedagogiikan ja yhteistyön. Käyttöönotto vaatii yhteistä tekemistä, teknistä osaamista ja muutosvalmiutta kaikilta osapuolilta. Ensimmäisten kuntien kokemukset tarjoavat arvokkaita oppeja, jotka tukevat palvelun kehittämistä ja seuraavien käyttöönottojen onnistumista. Mukana alusta asti olevat kunnat toimivat suunnannäyttäjinä koko Suomen koulutuksen digitalisaatiossa – yhteistyössä rakennetaan yhteistä, modernia ja käyttäjälähtöistä ekosysteemiä.
Kirjoittajasta
Taina Uusi-Illikainen toimii Tierassa liiketoimintapäällikkönä. Hän on kasvatuksen ja opetuksen parista IT-maailmaan siirtynyt koulutuksen moniosaaja. Koulutukseltaan Taina on ekonomi ja filosofian maisteri, opettaja, opinto-ohjaaja ja tuotehallinnon ammattilainen. Tainan erikoisosaamisena on yhteistyön rakentaminen pitkäjänteisesti sekä ideoiden muotoilu palveluiksi ja lisäarvoa tuottaviksi tuotteiksi. Taina pitää tiimityöstä, sparrailusta ja asioiden loppuun viemisestä. Taina on hyvä esimerkki elinikäisestä oppijasta ja ihmisestä, jonka uteliaisuus on loputon suhteessa ympäröivään maailmaan.